Wolontariat – opisy działów

Osoba wolontariacka pomaga na festiwalu według ustalonego harmonogramu, przeważnie w systemie dwuzmianowym (drugie pół dnia jest wolne) i pod kierunkiem bezpośredniego koordynatora. W niektórych działach harmonogramy są bardziej elastyczne, a dokładne godziny pracy zależą od agendy gościa, terminów wywiadów, etc.

Każda osoba wolontariacka, niezależnie od działu, w którym pracuje, ma możliwość udziału w wybranych przez siebie projekcjach filmowych i innych wydarzeniach, wspierając kontrolę jakości seansu lub wydarzenia. W każdym momencie festiwalu osoba wolontariacka powinien być gotowy na udzielenie pomocy i odpowiadanie na pytania uczestników dotyczące programu i zasad festiwalu.

Biuro Gości

• pomoc w organizacji Biura Gości;

• opieka na wyznaczonymi gośćmi i koordynacja ich pobytu na festiwalu;

• przygotowanie agend gości zawierających godziny przyjazdu, wyjazdu, seansów, Q&A, lunchy, etc. 

• odbiór pakietów powitalnych gości z Centrum Festiwalowego;

• odbiór gości z lotniska lub dworca (wraz z kierowcą festiwalowym);

• przyjmowanie od Biura Prasowego zapotrzebowania na wywiady oraz potwierdzenie ich z gośćmi;

• dopilnowanie, aby goście byli obecni na wszystkich przewidzianych w agendzie punktach programu;

Centrum Festiwalowe

• pomoc w organizacji i obsługa Centrum Festiwalowego;

• wydawanie akredytacji Festiwalowych, pakietów powitalnych oraz innych materiałów promocyjnych;

• odpowiadanie na pytania i rzetelne udzielenie informacji dotyczących programu oraz zasad funkcjonowania Festiwalu;

• wypełnianie poleceń bezpośredniego przełożonego dotyczących organizacji Centrum Festiwalowego lub innych czynności zleconych przez przez koordynatorki osób wolontariackich (niezbędnych do poprawnej organizacji Festiwalu);

Kino Plenerowe

• pomoc w organizacji seansów Kina Plenerowego;

• kontrola ilości osób zajmujących miejsca na pokaz filmowy;

• rzetelne udzielenie informacji o programie i zasadach funkcjonowania Festiwalu;

Konkursy Festiwalowe

• informowanie uczestników festiwalu o zasadach głosowania na filmy konkursowe – informowanie o lokalizacji kodów QR oraz sposobie ich skanowania;

• pomoc w głosowaniu osobom bez dostępu do telefonu/internetu;

• zdalna obsługa systemu do głosowania;

• przygotowanie zestawienia liczby głosów;

Księgarnia Tajne Komplety

• pomoc w sprzedaży książek poświęconych kinematografii, katalogów oraz materiałów promocyjnych Festiwalu;

• monitorowanie i uzupełnianie stanów magazynowych sprzedawanych publikacji Festiwalowych;

• pomoc w bieżącym funkcjonowaniu księgarni;

• odpowiadanie na pytania osób odwiedzających księgarnię dotyczące programu i zasad funkcjonowania Festiwalu;

Marketing

• kolportaż programów festiwalu do miejsc rekomendowanych, hoteli oraz obiektów festiwalowych;

• dbanie o prawidłową ekspozycję publikacji festiwalowych i materiałów promocyjnych podczas Festiwalu;

• dbanie o poprawną prezentację spotów reklamowych przed rozpoczęciem  seansów festiwalowych;

• dbanie o prządek w magazynie marketingowym, gdzie znajdują się materiały sponsorów, partnerów i patronów;

• pomoc w przygotowaniu materiałów do raportu dla Sponsorów, Partnerów i Patronów Medialnych;

Obsługa sal w kinach KNH i DCF

• sprawdzanie biletów i karnetów na seanse festiwalowe w kinach: Kino Nowe Horyzonty i Dolnośląskie Centrum Filmowe;

• pomoc w organizacji widowni;

• pomoc przy organizacji paneli dyskusyjnych i spotkań z gośćmi festiwalowymi;

• dbanie o estetykę obiektu festiwalowego;

• organizacja kolejek open ticket oraz udzielenie informacji o zasadach funkcjonowania sprzedaży biletów w systemie open ticket podczas Festiwalu;

• rzetelne udzielenie informacji o programie i zasadach funkcjonowania Festiwalu;

• wypełnianie poleceń bezpośredniego przełożonego dotyczących obsługi sal kinowych w obiekcie festiwalowym lub innych czynności zleconych przez koordynatorki osób wolontariackich (niezbędnych do poprawnej organizacji Festiwalu);

Oprawa plastyczna i warsztaty dla dzieci

• montaż i demontaż elementów identyfikacji wizualnej w obiektach festiwalowych (potrzebna pełna dyspozycyjność  przed i po zakończeniu festiwalu)

• dbanie o dobry stan scenografii festiwalowej podczas festiwalu (praca w trybie zmianowym, możliwa ograniczona dyspozycyjność);

• pomoc w organizacji warsztatów plastycznych dla dzieci w ramach Festiwalu (w oba weekendy festiwalowe w godzinach przedpołudniowych);

Partnerzy i sponsorzy festiwalu

• uzupełnianie materiałów sponsorów, partnerów w wyznaczonych strefach, stoiskach;

• pomoc w przygotowaniu materiałów do raportu dla Sponsorów, Partnerów;

• pilnowanie ekspozycji Partnerów/Sponsorów podczas wybranych eventów;

• pomoc w organizacji wydarzeń specjalnych współorganizowanych przez partnerów i sponsorów Festiwalu;

Social Media

• przygotowywanie materiałów do mediów społecznościowych; 

• robienie zdjęć, przeprowadzanie krótkich wywiadów oraz  tworzenie relacji z życia festiwalu; 

• monitorowanie ruchu, reakcji, komentarzy w mediach społecznościowych NH;

• rzetelne udzielenie informacji o programie i zasadach funkcjonowania Festiwalu;

Wydarzenia branżowe

• opieka nad gośćmi industry oraz pomoc w organizacji wydarzeń Studio NH+, Polish Days oraz Gala zamknięcia Festiwalu;

• pomoc przy organizacji paneli dyskusyjnych i spotkań z gośćmi festiwalowymi, w tym wydawanie zestawów słuchawkowych do tłumaczenia symultanicznego; 

• rzetelne udzielenie informacji o programie i zasadach funkcjonowania Festiwalu; 

• wypełnianie poleceń bezpośredniego przełożonego dotyczących realizacji wydarzeń branżowych lub innych czynności zleconych przez koordynatorki osób wolontariackich (niezbędnych do poprawnej organizacji wydarzeń specjalnych Festiwalu); 

Wystawa i wydarzenia specjalne

• pomoc w organizacji wystaw organizowanych w ramach Festiwalu;

• organizacja widowni odwiedzającej wernisaże oraz wystawy;

• udzielanie informacji na temat wystawy i wydarzeń specjalnych;

• pomoc w organizacji wydarzeń specjalnych;

• pomoc w wydawaniu zestawów słuchawkowych na pokazach galowych;