Wolontariat – często zadawane pytania

Moja dyspozycyjność się zmieniła – co teraz?

Poinformuj nas o tym jak najszybciej wysyłając maila na wolontariat@nowehoryzonty.pl.

Dyspozycyjność w trakcie całego okresu pracy Twojego działu (począwszy od spotkań organizacyjnych i szkoleń aż do samego końca festiwalu) jest kluczowym warunkiem udziału w wydarzeniu i była jednym z głównych kryteriów wyboru kandydatów na wolontariat.

Dlaczego jest to dla nas tak ważne? Nowohoryzontowe osoby wolontariackie pracują codziennie, według harmonogramu ustalonego na spotkaniu organizacyjnym wspólnie z bezpośrednim koordynatorem i innymi osobami z działu. Zadania są przeważnie wykonywane w systemie dwuzmianowym (pozostałe pół dnia jest wolne). W niektórych działach godziny są bardziej elastyczne i zależą od agendy gościa, terminów wywiadów, etc. Podczas wykonywania zadań osoby wolontariackie bazują na wiedzy wyniesionej ze szkoleń oraz codziennie zdobywanym doświadczeniu. Ułożenie grafików pracy dla wszystkich i zsynchronizowanie ich z godzinami seansów, wystaw, wydarzeń specjalnych oraz datami pobytu gości i dziennikarzy jest bardzo skomplikowane logistycznie. Podczas tak dużego wydarzenia nie jesteśmy w stanie organizować dodatkowych spotkań i szkoleń dla osób na zastępstwo. Last but not least, zależy nam również na tym, aby podział zadań był sprawiedliwy i żeby osoby wolontariackie wszystkich działów pomagali przez podobną liczbę godzin oraz mieli zbliżoną ilość czasu wolnego.

Nie ma zatem możliwości udziału w wolontariacie tylko przez pół festiwalu albo tylko w weekendy – gdyby kogoś zabrakło na zmianie, jego stanowisko pozostanie puste, ponieważ nie będzie na jego miejsce przeszkolonej i doświadczonej osoby. Jest to niezwykle trudna sytuacja dla koordynatorów i dlatego staramy się tego za wszelką cenę unikać. Bardzo nam przykro, ale nie możemy tego przeskoczyć.

Dlatego jeśli zmieniła się Twoja dyspozycyjność, bardzo prosimy o pilną wiadomość, tak żebyśmy miały czas skonsultować się z Twoim bezpośrednim przełożonym i poinformować go o zaistniałej sytuacji. Naprawdę, czym szybciej tym lepiej – jeśli okaże się, że Twój udział w wolontariacie nie będzie możliwy, mamy wtedy jeszcze szansę skontaktowania się z osobami z listy rezerwowej, które niecierpliwie czekają na naszą wiadomość.

W sytuacjach ograniczonej dostępności zachęcamy i polecamy wzięcie udziału w festiwalu jako widz i ponowne zgłoszenie się do nas przy kolejnych rekrutacjach – poinformowanie nas o takiej sytuacji z wyprzedzeniem nie ma żadnego negatywnego wpływu na późniejsze przyjęcie na wolontariat przy następnych edycjach naszych festiwali.

Jestem dostępna/y przez cały festiwal, ale nie mogę być na jednym spotkaniu organizacyjnym albo szkoleniu – co teraz? Czy można to jakoś nadrobić?

Każde ze szkoleń i spotkań będzie dotyczyło innych tematów, dlatego jest dla nas istotne, żeby wszyscy wzięli udział w jak największej liczbie spotkań i szkoleń. Daty i godziny najważniejszych z nich są podane w mailu potwierdzającym Twoje przyjęcie na wolontariat – prosimy o ich zanotowanie i zarezerwowanie sobie czasu z wyprzedzeniem.

Nieobecność na którymś z zaplanowanych spotkań lub szkoleń nie dyskwalifikuje Twojego udziału w wolontariacie, ale od razu uprzedzamy, że bez uczestnictwa w całym cyklu będzie Ci trudniej podczas festiwalu – jest to jedyny moment na spokojne omówienie wielu szczegółów, później niestety bardzo dużo się dzieje i nie będzie już wystarczająco dużo czasu na dokładne indywidualne omówienie wszystkich elementów istotnych dla festiwalu i pracy w Twoim dziale. Spotkanie organizacyjne z bezpośrednim koordynatorem to również moment, kiedy poznasz osoby ze swojego działu i kiedy będzie potwierdzany Wasz harmonogram pracy i podział zadań, oraz kiedy będzie można zgłosić wszystkie pytania i wątpliwości, natomiast szkolenia pełne są praktycznej wiedzy, przydatnej w dalszej pracy (nie tylko podczas samego festiwalu, ale również kolejnych wyzwaniach zawodowych) – dlatego udział w nich jest obustronnie korzystny i bardzo pożądany.

Jeśli jednak z jakiegoś ważnego powodu nie możesz uczestniczyć w którymś ze spotkań lub szkoleń, poinformuj nas proszę o tym jak najszybciej wysyłając maila na wolontariat@nowehoryzonty.pl.

Czy mogę zmienić dział?

Ewentualna zmiana działu jest możliwa tylko wtedy, gdy ktoś inny zrezygnuje, nie możemy jednak zagwarantować, że to nastąpi. Przypisując kandydatów do poszczególnych działów kierowałyśmy się – na tyle, na ile było to możliwe – wskazanymi w zgłoszeniu preferencjami. Wszystkie działy mają jednak ograniczoną liczbę miejsc, a niektóre nawet bardzo ograniczoną, nie zawsze więc byłyśmy w stanie spełnić wszystkie życzenia. W takich przypadkach brałyśmy pod uwagę Wasze umiejętności i bazując na wieloletnim doświadczeniu oraz naszej znajomości specyfiki pracy na poszczególnych stanowiskach wybierałyśmy dział, do którego naszym zdaniem pasujesz najlepiej i w którym najlepiej będziesz w stanie wykorzystać swoje zdolności. Polecamy “zaryzykować” i podjąć wyzwanie, może się okazać, że będzie to dla Ciebie ciekawa przygoda. Wszystkie działy są fajne! :)

Jeśli jednak uważasz, że bardzo się pomyliłyśmy, napisz do nas na wolontariat@nowehoryzonty.pl. Gdyby zwolniło się miejsce, damy Ci znać – uprzedzamy jednak, że może nastąpić to dopiero w ostatniej chwili tuż przed rozpoczęciem festiwalu lub może się nie wydarzyć w ogóle. Zastanów się też, czy jeśli zmiana nie będzie możliwa, chcesz zostać na przypisanym stanowisku, czy zrezygnować z wolontariatu – potrzebujemy o tym od razu wiedzieć, aby ewentualnie przepisać Cię na listę rezerwową i znaleźć kogoś na Twoje miejsce.

Czy wolontariat może zostać zaliczony jako praktyki studenckie?

Każda osoba biorąca udział w festiwalu w roli osoby wolontariackiej, otrzymuje porozumienie o wolontariacie oraz zaświadczenie o jego odbyciu podpisane przez Organizatorów festiwalu, zawierające wykaz dni pracy (średnią liczbę godzin przepracowanych każdego dnia), nazwę działu oraz listę zadań. Niektóre uczelnie przewidują możliwość zaliczenia praktyk na podstawie takich dokumentów.  Jeśli uczelnia wymaga spełnienia dodatkowych formalności, np. sporządzenia dzienniczka praktyk z wyszczególnioną liczbą przepracowanych dziennie godzin – ta kwestia musi zostać omówiona z bezpośrednim koordynatorem po pierwszym spotkaniu organizacyjnym, a dzienniczek już po wspólnym wypełnieniu musi zostać dostarczony do podpisu nie później niż dwa dni przed końcem festiwalu.

Jeśli jednak przez uczelnię wymagane jest podpisanie obustronnej umowy, wówczas wzór takiej umowy powinien zostać dostarczony do nas wcześniej mailowo do akceptacji, a już na festiwalu powinnaś mieć dwie jednobrzmiące kopie podpisane ze strony uczelni.

Czy możecie pomóc/polecić coś w kwestii noclegu i wyżywienia?

Niestety z uwagi na dużą liczbę wolontariuszy (ponad 200 osób) pomagających przy festiwalu nie jesteśmy w stanie zapewnić noclegu i wyżywienia.

W najbliższej okolicy Kina Nowe Horyzonty znajduje się jednak wiele hosteli, które podczas festiwalu są zajmowane głównie przez wolontariuszy i uczestników festiwalu. Na  naszej stronie internetowej w zakładce Festiwal pojawi się lista hoteli i hosteli, z którymi współpracujemy, jak również rekomendowanych lokali gastronomicznych wraz z informacją o zniżkach przysługujących wszystkim festiwalowiczom (w tym osobom wolontarciackim).

Przysługują również zniżki w kinowym bistro – dokładna informacja zostanie podana na spotkaniu organizacyjnym.

Czy osoby wolontariackie obowiązuje określony dress code?

Na festiwalu nie są wymagane stroje służbowe – wolontariusze nie mają specjalnych koszulek ani innych elementów garderoby, które byłyby obowiązkowe. Na swoją zmianę przychodzimy ubrani tak, abyśmy się dobrze czuli i aby było nam wygodnie.

Prosimy jednak pamiętać, że podczas wykonywania zadań czasem trzeba biegać po schodach, schylać się, nosić różne materiały i przedmioty z jednego miejsca w drugie itd., a w czasie przerw zdarza się siadanie nie tylko na kinowych pufach, ale i na podłodze – polecamy ubiór komfortowy. Nie ma jednak konieczności ubierania się przesadnie elegancko, codzienny strój taki jak do szkoły, na uczelnię czy do pracy jest absolutnie OK. Zalecamy również wygodne buty i bluzę lub sweter na wypadek chłodniejszych wieczorów lub mocno działającej klimatyzacji.

Czy będąc na wolontariacie można oglądać filmy na festiwalu?

Tak! W czasie wolnym od wykonywanych zadań osoby wolontariackie wszystkich działów mają możliwość udziału w wybranych przez siebie projekcjach filmowych i innych wydarzeniach. Identyfikator wolontariusza jest zaprogramowany na ponad 30 punktów, a rezerwacji seansów można dokonywać na takich samych zasadach, jak będąc uczestnikiem lub gościem, poprzez festiwalowy system rezerwacji online.

Należy jednak pamiętać, że nawet w czasie wolnym wolontariusz powinien starać się zwracać uwagę na to, co dzieje się wokół, wspierać kontrolę jakości seansu lub wydarzenia (tzn. obserwując, czy nie pojawia się jakiś nagły problem techniczny albo czy ktoś nie potrzebuje pomocy).

W razie nagłej potrzeby osoba wolontariacka może również zostać poproszona o wykonanie dodatkowego zadania, dlatego w czasie festiwalu prosimy pamiętać o naładowaniu telefonu i regularnym sprawdzaniu połączeń i wiadomości, a podczas seansu urządzenia raczej wyciszać, niż wyłączać.

Jak można otrzymać zaświadczenie o odbytym wolontariacie?

Każda osoba wolontariacka po festiwalu otrzyma zaświadczenie o odbytym wolontariacie w wersji dwujęzycznej (polskiej i angielskiej). Dokument można będzie odebrać podczas ostatniego dnia festiwalu, a jeśli jest to niemożliwe, zostanie on wysłany mailem najpóźniej trzy miesiące po zakończeniu festiwalu.